01 · Visión general
Qué permite lograr el módulo
El módulo organiza una toma física desde su configuración hasta la actualización del inventario. Cada registro queda asociado a una empresa, sucursal y bodega, mientras el equipo cuenta, revisa diferencias y conserva evidencia de sus decisiones.
02 · Preparación
Antes de comenzar
- La empresa, la sucursal y la bodega deben estar disponibles para el usuario.
- Los artículos deben tener unidades de medida y datos básicos correctamente registrados.
- La lista de precios seleccionada sirve como referencia para valorar las diferencias.
- Los permisos determinan quién puede ver saldos, modificar aportes ajenos, organizar reconteos o aplicar el resultado.
- Una conexión estable con el servidor permite sincronizar los cambios de todos los participantes.
Cada toma conserva su código, empresa, sucursal, bodega, fecha, estado, usuario responsable y observación para facilitar la consulta posterior.
03 · Configuración
Crear y preparar una toma física
Al iniciar, el usuario define el contexto operativo y las reglas que utilizará el equipo durante el conteo.
Seleccionar la ubicación cuyo inventario será revisado.
Definir la referencia económica utilizada para valorar artículos y diferencias.
Indicar si participan artículos sin control de existencias y artículos inactivos.
Mostrar existencias a usuarios autorizados, ocultarlas a todos o habilitarlas de forma general.
- Agregar una observación de hasta 200 caracteres para explicar el propósito o alcance.
- Editar la configuración mientras la toma todavía no ha sido aplicada.
- Conservar la bodega como referencia fija una vez creada la toma.
- Bloquear las reglas de inclusión después del primer registro para proteger la coherencia del proceso.
04 · Captura
Localizar artículos y registrar cantidades
El usuario puede trabajar con un lector físico, la cámara del dispositivo o un buscador manual. La tarjeta del artículo reúne descripción, código, ubicación, aporte individual, acumulado y señales de revisión.
- 1Identificar el artículo
Escanear un código compatible o buscar por la información registrada.
- 2Ingresar la cantidad
Registrar el valor encontrado con la unidad adecuada.
- 3Elegir el tipo de cambio
Insertar, reemplazar o sumar al aporte del usuario según la tarea y su autorización.
- 4Confirmar
Guardar el registro y actualizar el avance compartido de la toma.
Antes de guardar, Novyx verifica el aporte esperado del usuario. Si otro proceso lo modificó, solicita actualizar la información y volver a confirmar para evitar sobrescrituras silenciosas.
05 · Unidades y medidas
Contar unidades, peso, longitud o volumen
La cantidad puede capturarse en unidades, kilogramos, gramos, onzas, metros, centímetros, litros o mililitros. Cuando el artículo lo permite, el sistema convierte el valor a su unidad base.
Conversiones directas
Transformar medidas dentro de la misma categoría, por ejemplo gramos a kilogramos o mililitros a litros.
Conversiones asistidas
Usar capacidad o densidad para relacionar categorías y peso bruto con tara para obtener el contenido neto.
La precisión de una conversión depende de la unidad base y de que capacidad, densidad, peso bruto o tara estén correctamente configurados para el artículo.
06 · Operación multiusuario
Trabajar en equipo con avance en tiempo real
Varias personas pueden participar en la misma toma. El módulo comunica presencia, actividad y cambios para que supervisión conozca el ritmo de la operación.
Identificar quién está conectado y trabajando en la toma.
Consultar el porcentaje general y la cantidad de artículos registrados.
Comparar aportes y revisar la actividad reciente de cada usuario.
Estimar artículos por hora, promedio de tres horas y tiempo aproximado de finalización.
Una línea de tiempo por hora ayuda a reconocer momentos de mayor actividad. Además de los eventos inmediatos, una conciliación periódica actualiza la vista cuando sea necesario.
07 · Revisión
Ordenar, filtrar y enfocar las diferencias
Cuando el usuario puede consultar saldos, el módulo compara el acumulado con la existencia del sistema y calcula su impacto con la lista de precios seleccionada.
Ordenamiento
Mantener el orden original, ordenar por descripción o priorizar diferencia y valor económico de menor a mayor o de mayor a menor.
Filtros avanzados
Revisar registros con diferencia, sin diferencia, sobrante o faltante y establecer mínimos absolutos de cantidad o valor.
- Limitar la vista al aporte propio o consultar el acumulado de todos los usuarios cuando corresponda.
- Buscar por los datos del artículo sin abandonar la toma.
- Ocultar existencia, diferencia y valor cuando la configuración o el permiso así lo determine.
08 · Segunda validación
Organizar un reconteo dirigido
Los artículos que requieren una revisión adicional pueden reunirse en una vista específica antes de aplicar el inventario.
- 1Seleccionar
Agregar manualmente un artículo desde su tarjeta o utilizar la verificación de diferencias.
- 2Revisar
Concentrar al equipo únicamente en los artículos marcados para una segunda validación.
- 3Registrar
Ingresar la nueva cantidad y conservar el resultado dentro de la misma toma.
- 4Depurar
Retirar elementos de la lista cuando ya no requieren reconteo.
La verificación previa puede detectar diferencias de existencias y agregar o actualizar los artículos correspondientes en el reconteo para que sean revisados.
09 · Evidencia
Consultar aportes, historial y exportaciones
Conocer cuánto aportó cada participante al acumulado del artículo.
Revisar acción, cantidad anterior, cantidad nueva, fecha, usuario y observación.
Descargar el detalle de la vista de trabajo para análisis y respaldo.
Generar un documento portátil con la información operativa disponible.
Los permisos también pueden habilitar la edición del artículo desde la toma o la eliminación de un registro previamente capturado.
10 · Aplicación
Revisar y cerrar con control
Antes de aplicar, el usuario autorizado obtiene un resumen del resultado, selecciona el tipo de cierre y puede verificar diferencias que requieran reconteo.
Cierre total
Aplica el resultado bajo el criterio de revisión completa definido para la toma.
Cierre por muestreo
Permite concluir bajo un criterio de muestra cuando ese es el procedimiento autorizado.
- Consultar el resumen previo antes de confirmar una acción irreversible para la operación.
- Verificar diferencias y llevar artículos al reconteo cuando se necesita una segunda revisión.
- Aplicar el resultado para actualizar el inventario de la bodega.
- Restringir el cierre a perfiles con autorización explícita.
11 · Ciclo de vida
Consultar, inactivar y reactivar tomas
La pantalla principal muestra las tomas mediante tarjetas con código, estado, responsable, fecha y observación. El buscador y la carga incremental facilitan encontrar registros históricos.
Inactivar
Cancela una toma autorizada sin actualizar el inventario.
Reactivar
Devuelve una toma inactiva al trabajo sin crear ni revertir movimientos de inventario.
Consultar, editar, aplicar, inactivar o reactivar depende del estado actual y de las autorizaciones del usuario.
12 · Seguridad funcional
Permisos configurables
Los permisos separan el conteo cotidiano de las acciones con mayor impacto sobre otros usuarios o sobre el inventario.
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Eliminar líneas de documento | Retirar un registro previamente capturado en la toma. |
| Crear o editar artículos | Abrir el mantenimiento de artículos desde la toma física. |
| Ver saldos de inventario | Consultar existencia, diferencia y valoración económica. |
| Administrar visibilidad de saldos | Cambiar cómo se muestran las existencias a los participantes. |
| Administrar artículos de reconteo | Agregar o retirar elementos de la segunda validación. |
| Editar conteos de todos los usuarios | Modificar aportes ajenos y reemplazar el acumulado con autorización explícita. |
| Aplicar o inactivar la toma | Actualizar el inventario al cerrar o cancelar la toma sin aplicarla. |
| Reactivar la toma | Restablecer una toma inactiva para continuar el trabajo. |
13 · Requisitos de operación
Datos, equipo y red para una experiencia completa
La toma puede operar con búsqueda manual y gana velocidad, precisión y trazabilidad cuando la empresa completa su información logística.
Base para iniciar
- Estructura: empresa, sucursal y bodega disponibles para el usuario.
- Catálogo: artículos y unidades de medida correctamente registrados.
- Valoración: una lista de precios disponible para configurar la toma.
- Acceso: usuarios habilitados con los permisos de sus tareas.
- Conectividad: dispositivo con comunicación estable hacia el servidor de la instalación.
Captura rápida y datos precisos
- Identificación: códigos de barras completos, únicos y actualizados.
- Captura: terminal móvil o PDA con lector 1D/2D integrado; la cámara queda como alternativa compatible.
- Organización: zonas o ubicaciones de bodega registradas para orientar al equipo.
- Conversiones: unidad base, capacidad, densidad, peso bruto o tara según el tipo de artículo.
- Conectividad: LAN administrada y, cuando se use Wi-Fi, WLAN con cobertura estable en toda el área de conteo.
Permite que las terminales se comuniquen directamente con el servidor interno y reduce la dependencia de Internet durante la operación. Si la conexión es inalámbrica, se denomina WLAN. La autenticación central, el acceso remoto, las actualizaciones o algunas integraciones sí pueden requerir Internet, según la instalación.
14 · Consideraciones actuales
Disponibilidad y configuración
- Las acciones visibles cambian según el estado de la toma y los permisos del usuario.
- Existencias, diferencias y valoración solo aparecen cuando la configuración y el permiso permiten consultar saldos.
- Las reglas de inclusión quedan protegidas después del primer registro para conservar un alcance coherente.
- La calidad de las conversiones depende de las medidas configuradas para cada artículo.
- La colaboración inmediata, la presencia y las estimaciones requieren una conexión estable con el servidor.
- El lector agiliza la captura, pero la búsqueda manual continúa disponible para perfiles autorizados.
El módulo puede cubrir desde una toma sencilla por un solo usuario hasta una operación colaborativa con análisis económico, reconteo, auditoría y aplicación controlada del inventario.